Para cada estabelecimento pertencente ao mesmo titular deve ser designado, pelo menos, um preposto. Microprodutores rurais pessoas físicas estão dispensados da exigência.
A indicação do nome do preposto deve ser efetuada por intermédio do preenchimento da Ficha de Atualização Cadastral Eletrônica (FAC-Eletrônica) e do anexo III da Portaria nº 114/2002, disponíveis no endereço eletrônico www.sefaz.mt.gov.br, menu “Serviços”, “Cadastro CCE”, “Manual Cadastro”, “Formulários Utilizados pelos Usuários do Cadastro de Contribuintes”.
O preposto designado atua de forma presencial e eletrônica para representar o contribuinte nos seguintes atos: protocolar e retirar processo; dar ciência em resultado de processo; juntar documentos; receber intimações; consultar sistemas e receber extratos do sistema de conta corrente fiscal.
O descumprimento da exigência implica suspensão da inscrição já concedida, o que sujeita o contribuinte à apreensão e ao trancamento dos documentos e livros fiscais; ao trancamento do estoque de mercadorias existentes no estabelecimento; além da aplicação de multa equivalente a 5 UPFMT (atualmente, equivalente a R$ 174,1) por mês de atividade ou fração, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas na legislação do ICMS.
O produtor agropecuário cuja inscrição for suspensa fica impedido de transitar com sua produção, sob pena de apreensão. Além disso, os documentos fiscais emitidos por produtor que se encontrar com inscrição suspensa, ou que forem a ele destinados, não produzem efeito fiscal, salvo como prova em favor do fisco.
A exigência objetiva contribuir para a evolução do sistema de cadastro do contribuinte do ICMS para sistema de informações cadastrais de contribuintes de tributos administrados pela Sefaz e de pessoas, de forma a aumentar a confiabilidade quanto à divulgação de dados sigilosos da empresa e a segurança em relação aos níveis de armazenamento de dados.
A gerente de Informações Cadastrais da Sefaz-MT, Marisa Castillo, explica que a medida é uma forma de se evitar que pessoas sem a devida autorização dos responsáveis pela empresa tenham acesso aos dados e às informações fiscais relacionados ao estabelecimento. “A exemplo de outras instituições congêneres, como a Receita Federal do Brasil, o atendimento presencial somente se inicia com a identificação prévia do preposto, na qual é verificada se a pessoa está devidamente credenciada junto ao órgão para representar o contribuinte”, destaca a gerente.
A figura do preposto e a exigência de sua indicação no cadastro de contribuintes do ICMS estão disciplinadas no Decreto n. 1747/2008 e na Portaria n. 249/2010, respectivamente.
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